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会议活动策划需要注意哪些地方

发布时间:2021-09-08 热度:

会议活动策划是一项复杂的工作,其不仅要有目的、有计划、有步骤地组织人员参与会议,还要保证会议流程高效率进行,完成会议议题讨论。一般来说,会议活动策划包括4个阶段,分别调研、设计、协调与评价。那么,具体应该注意哪些地方呢?

1、调研阶段。

俗话说,没有调查就没有发言权,不仅是会议活动,任何活动的策划都必须先进行调研。调研的内容包括国家关于此类型活动的法律法规、议题的选择、公众关注点、活动的时间及地点是否适宜等。

在调研阶段还可以将会议的主要议题确定下来,并将其作为会议活动的核心与重点,在之后的策划中要处处突出此议题,这样的会议活动策划更具统一性。

2、设计阶段

调研阶段准备的越充分,设计阶段的工作也就越轻松,因为这个阶段主要是分析总结调研的结果,并加入灵感与创意,对整个会议活动进行设计,包括流程、会场布置等。常用的方法有头脑风暴法、垂直思考法、水平思考法等,要注意集思广益,不能随便否决其他人的建议。对于合适的创意,还可以运用5W1H的方法进行提问,使这些创意能够与会议活动的主题目标达到一致性。

当然,创意还需要具有可行性,这也是需要提前评估的,比如资源是否可行,包括政治资源、人力资源、财务资源等等。以会议活动的入场签到环节为例,可以使用大屏互动签到系统,嘉宾扫码即可完成签到,速度快,且准确性高,也能区别于传统的纸质签到,创意感也很强。

3、协调阶段

在会议活动策划中,需要协调的因素很多,包括场地、人员、时间协调等。尤其是在大型会议活动策划中,需要协调的就更多了,这就需要策划人保持良好的心态,以积极的态度去协调各类因素。

4、评估阶段

这是会议活动策划的最后一个阶段,一般是在活动结束后,还要运用调查或者电话回访等方式,了解参会者、策划人等角色对会议活动的看法。如果时间充足,还可以开一个复盘会议。及时总结不足、吸取经验教训,才能不断提升会议活动策划的能力,为下一次活动策划做准备。


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